Wat maakt het dat we te weinig tijd voor de klant hebben?
Wie heeft iedere dag zijn geplande werk af?
En hoe kan het dat we telkens in de waan van de dag vervallen?

Wat doe jij als een patiënt tegen je gaat schreeuwen?
Wanneer doorbreek je die eindeloze discussie aan de balie in de apotheek eens?
Hoe maak je van een vervelend gesprek een moedig gesprek?

Via onze nieuwsbrief kunt u gratis tips ontvangen over de lean methode of communicatie.

Wij geven gratis tips, klik op deze link

 

 

Hieronder een overzicht van zaken en informatie die u wellicht kunt toepassen in uw onderneming. Geschreven door verschillende medewerkers van apotheken.

Tips:

Werkoverleg
Werkoverleggen kosten veel tijd en vaak ten koste van de tijd die je volop nodig hebt om de reguliere werkzaamheden van de die dag af te krijgen. Om die reden worden werkoverleggen vaak verschoven of er wordt zelfs helemaal niet overlegd met elkaar. Medewerkers zien niet altijd het belang van een werkoverleg. Toch heeft werkoverleg wel een doel. In eerste plaats om medewerkers te informeren over ontwikkelingen en veranderingen. Een werkoverleg geeft je de gelegenheid om invloed te hebben om werksituaties, je betrokken laten zijn bij de bedrijfsvoering en je te motiveren.
Sommige werkoverleggen verlopen chaotisch en niet gestructureerd, iedereen wil zijn mening geven. Vaak is alleen maar de apotheker aan het woord. Vergadering die langer duren dan gepland komt regelmatig voor. Onderwerpen kosten meer tijd dan aanvankelijk beschikbaar was. Uitloop van een vergadering gaat ten koste van de kwaliteit want de werkzaamheden; er is minder tijd voor de overige agendapunten, mensen moeten een overleg verlaten omdat het werk dit van hun vraagt.
Mensen krijgen een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit. Toch kan een werkoverleg ook leuk, inspirerend, informerend en oplossingsgericht zijn. Een aantal tips en trucs:
1.    Roulerend voorzitterschap;
Een voorzitter van een vergadering is niet de persoon die beslissingen neemt maar zorgt voor structuur in het overleg en bewaakt de tijdsplanning. Dit kan dus ook een apothekersassistent doen. Dit zorgt tevens voor meer betrokkenheid van de medewerkers in het team.
2.    Mededelingen
Via de mail kun je iedereen op de hoogte brengen dit hoef je niet in een werkoverleg nog eens te benoemen.
3.    Tijdsplanning
 Stel een eindtijd vast en maak een tijdsplanning voor de agendapunten en houd je daar ook aan.
4.    Oplossingsgericht vergaderen
Ga samen oplossingen bedenken. Blijf niet praten over het probleem maar zoek naar oplossingen. Dit geeft meer energie en voldoening.
5.    Rondvraag
Vaak worden in de rondvraag nog veel dingen ter sprake gebracht. Inventariseer bij aanvang van het werkoverleg welke punten er zijn bij de rondvraag zodat de voorzitter een tijdsplanning kan maken. Je kan ook het overleg starten met de rondvraag.

Werkstress:
Wat betekent werkstress eigenlijk?
Werkstress is de door werk veroorzaakte stress met werk gebonden oorzaken maar ook met persoonsgebonden oorzaken. We kunnen niet zeggen dat een baan zelf een stressbaan is, omdat ieder persoon stress op een andere manier ervaart. Het verschil is de vraagstelling: wat maakt een baan moeilijk en/of makkelijk en de vraag wat maakt een baan moeilijk voor de een en makkelijk voor de ander. In deze vraag zie je terug werkstress een werk gebonden oorzaken kan hebben maar ook een persoonsgebonden oorzaak.
Wanneer we kijken naar werk gebonden oorzaken kun je werkstress ervaren van:
-    De aard van je beroep
-    De inhoud en organisatie van je werk
-    Het gevoerde personeelsbeleid
-    Je collega’s
-    De combinatie van werk en privé
Wanneer je tijdens je werk met problemen geconfronteerd wordt en je beschikt niet over de mogelijkheden om deze problemen op te lossen dan spreken we van werkdruk. Dus de problemen vormen niet de oorzaak van werkdruk maar de onoplosbare problemen zijn de oorzaak van werkdruk.
Wat kun jij zelf doen aan werkdruk?
1.    Vraag je zelf af welke problemen er zijn in het arbeidsproces; dit hoeven niet altijd grote problemen te zijn, kleine dingen veranderen kan al een vermindering van werkdruk opleveren.
2.    Ben je in de gelegenheid deze problemen zelf op te lossen of samen met anderen (bv je collega’s of in een werkoverleg); wanneer je gezamenlijk een werkafspraak maakt moet je die ook na komen. Wanneer dit niet gebeurd mag je elkaar daarop aan spreken. Want collega’s die zich niet aan de werkafspraak houden kunnen ook werkstress geven.
3.    Kun je misschien problemen ook informeel regelen; niet alle problemen in het arbeidsproces hoeven formeel geregeld te worden. Wanneer je altijd moet zoeken naar een schaar kun je met elkaar af spreken om deze altijd op een vaste plaats neer te leggen. Zoeken naar attributen is werkdruk verhogend.

Poly Farmacie:
Hiervoor is natuurlijk een prima richtlijn/stappenplan, er gaat alleen enorm veel tijd in zitten, je kunt het aan de evaluatie van de GDS-gebruikers koppelen. Natuurlijk kun je er ook een medewerker van het projectondersteuningsteam voor inhuren.

Central-filling (CeFi):
Cefi is de ideale assistente op afstand. De aangeschreven geneesmiddelen die via Cefi besteld worden, komen per gebruiker verpakt binnen, voorzien van etiketten. De voordelen van deze collega is dat zij nooit met vakantie gaat, zij loopt niet voor je voeten, heeft geen tegen woord. En jij hoeft niet meer te plakken en te scannen.
Een alternatief voor CeFi is LoFi (local filling), hier moet je nog wel zelf plakken en scannen, de bestelling komt in kleinere porties binnen.
Ga in overleg met de groothandel wat voor mogelijkheden zij hebben.

Bestelling:
Dagelijks komt er weer die enorme bestelling binnen, telkens weer zoeken naar het juiste doosje. Je kan die bestelling ook in meerdere kleiner porties laten binnen komen. Zo kun jij bij de groothandel vragen of je in verschillende orders mag bestellen, zodat je meer overzicht hebt wat erbinnen komt. Ga in overleg met jullie groothandel, vaak zijn er meerdere mogelijkheden, waarmee je de bestelling overzichtelijk maakt.

Communicatie met zorginstellingen.
Het is erg belangrijk dat je met de zorg instellingen in gesprek bent en goede afspraken maakt. Over verantwoordelijkheden, wie doet wat. Ook is het belangrijk om dit in een protocol vast te leggen en deze jaarlijks met de zorginstelling te evalueren. Maar ook over bestel en lever momenten en over de manier van bestellen. Wil je niet de zorg een x aantal keren per dag aan de telefoon en wil je geen onduidelijke bestelformulieren? Dan is het een idee om eens te kijken of je de medicatie en incontinentiemateriaal bestelling kan gaan structureren. Zodat jullie als apotheek bepalen wanneer de bestelling gedaan moet worden en wanneer jullie de bestelling moeten leveren. Dus de apotheek bepaald op welk moment in de week/ maand. Dit kun je plannen op een rustige dag of een dag met meer personeel, ook kun je plannen per instelling of afdeling, zodat je de bestellingen niet allemaal tegelijk binnen krijgt.

Pro-actief herhalen:
Met deze module zorgt de apotheek ervoor dat de chronische herhaal medicatie van de gebruiker automatisch klaar staat. De gebruiker hoeft de medicatie niet meer aan te vragen. De apotheek heeft de regie in handen. Zo kun je deze medicijnen klaarzetten op een rustig moment/dag of je kan er een assistente voor inroosteren. Ook kun je voor de vakantieperiode of de drukke december maand in het voren werken. Het “hamstergedrag” kun je hier mee tegen gaan. Je kan de medicijnen bestellen op het moment dat je de “aanvraag” verwerkt, waardoor de voorraad in de apotheek kleiner kan worden. Therapietrouw is makkelijker te controleren.
Dit gaat natuurlijk in overleg met de gebruiker en diens huisarts.

Informatie per e-mail ontvangen?